(M)Ein iPad-Workflow für Rechnungen

7. Mai 2013 – 10:49 Uhr

Drei Tage re:publica; drei Tage (nur) mit iPad. Anstelle des MacBooks erhielt die längere Batterielaufzeit und die direkte Mobilfunkanbindung den Vorzug für die Berlin-Konferenz.

Die erste (ungeplante) Aufgabe, abseits von meinem eingespielten Workflow fürs ‚Schreiben ins Internet‚ vom Touch-Gerät, betraf eine Rechnung, auf der lediglich ein Datum zu korrigieren war. Das Pages-Dokument, am Mac erstellt und als PDF an den Kunden verschickt, hatte ich (natürlich) nicht auf dem iPad dabei. Hier half das Online-Backup von CrashPlan, das über seine iOS-App (kostenlos; Link) den Zugriff auf dieses archivierte Dokument gab – ohne ‚Back to my Mac‘; ohne Dropbox. Auch Konkurrent Backblaze hat seit Kürze eine solche Software (fürs iPhone) im Programm (kostenlos; App-Store-Link).

Der Dateizugriff ins Backup ist nicht vergleichbar mit der Arbeit auf einer (Online-)Festplatte, hilft aber in Situationen in denen man sich nur schnell Dokument XY ziehen möchte.

Aus CrashPlan heraus lässt sich das gesuchte Dokument "Öffnen mit…": Pages (8.99 €; universal; App-Store-Link). Dort lassen sich Layout-Änderungen und Text-Korrekturen vornehmen1 und die Datei anschließend als PDF verschicken oder erneut an eine andere App weiterreichen2.

In meinen Fall schleuse ich die finale Fassung noch einmal durch PDF Expert (8.99 €; universal; App-Store-Link) um den Dateinamen des Dokuments vor dem digitalen Versand zu ändern. Pages kann das zwar auch, gegenüber meiner internen Namensgebung benenne ich ein PDF an Kunden in der Regel aber noch einmal um.

Mail bleibt ein Problem. Dateien lassen sich nicht separat anhängen sondern nur aus der verwendeten Software heraus in den E-Mailverkehr einschleusen. Eine direkte Antwort, ohne ‚Copy & Paste‘-Krämpfe, sind deshalb unter iOS 6 nicht möglich – ein Manko für den Kommunikationszusammenhang.

Um direkt an ein vorheriges Mail-Gespräch anzuschließen, verläuft mein Umweg aus diesem Grund über die Dropbox auf der das PDF liegt und als (Download-)Link verschickt wird.

  1. Ein Template für oft verwendete Standardbriefe oder die besagte Rechnungsvorlage, auf denen lediglich der Betrag, die Beschreibung und der Adressat ausgetauscht werden, ist auf iCloud ohnehin keine schlechte Idee.↩
  2. Niemand ist frustriert; niemand wartet auf Office.↩